关注“说明书系统”为门窗企业创建供应商资料库

    什么是系统？系统就是相互之间有隶属关系，可以互相产生影响的组织。系统可以包括很多种类，例如：物流系统、技术系统、信息系统、劳资系统等等。
    本文讨论的是另外一个系统：说明书系统
    印刷说明书，是每一家企业的日常工作。说明书的目的就是向客户介绍自己的产品和企业情况。在每一册说明书中，产品的技术特点、使用范围和维修方法都会论述清楚，方便客户了解和使用。对说明书的内容，我相信每一家企业的领导人都会是极其关注的。
    说明书印刷后又是如何传递到客户的手中，又是如何发挥着作用呢？这是一个看起来简单的问题。我们通常会想到五种方法来完成传递工作：通过展览会免费发放、通过销售员上门推销送达、通过邮局投递、通过互联网和网站的电子版本宣传、通过朋友介绍推荐。还有其它方法吗？应该是没有了。分析上述方法会发现这样一个问题，我们可以把资料发放出去，但是，我们无法确定究竟有多少册说明书在发挥着作用；我们的客户在选择产品的时候，是否很容易找到我们的资料。
    我们来分析一下门窗企业的情况
    门窗企业不生产型材、五金、玻璃、设备、密封材料、工具、锚固件等等这些配套材料；所有的门窗企业都希望能采购到性价比最好的产品；所有的门窗企业因为考虑到工期、供货和产品价格控制的问题，都不会只选择一家材料供应商。他们需要掌握更多的供应商产品情况。而长期计划经济的影响，造成购买方的职能部门通常都是被动接受供应商信息的。每天都会有大批供应商销售员上门推销自己的产品，门窗企业的采购部门更多是做的对现有供应商的价格比较工作。
    这就出现了一个矛盾现象。一方面，产品好价格低的企业相信“酒香不怕巷子深”，对上门推销的兴趣不大，对产品宣传又重视不够，尽管有好的产品也很难推销出去；另一方面，门窗企业的采购部门每天面对大批上门推销的供应商资料，根本无暇顾及到其他更合适的供应商。
    门窗企业的管理者要求采购部门找到最合适的配套材料；采购部门只能从有限的、熟悉的供应商中筛选出相对合适的产品。那些在展览会上收集的资料，那些通过邮局收到的资料，那些曾经上门送过的资料，那些在互联网上寻找到的资料，因为很多门窗企业没有建立自己的产品供应商信息体系，资料没有经过系统的归类存档，自然在需要的时候也就无法找到。
    能不能找到一个更好的方法解决这个问题呢
    实事求是地说，让每一家门窗企业自己建立供应商产品资料库，应该是不经济和不现实的。一方面，这项工作因为要收集大量的资料，必须要有专人频繁参加各地举办的展览会和发布会，收集到的资料要进行分析、归类、装订、包装、统计等工作，每年还要进行不断补充完善，这势必会增加门窗企业相当大的管理成本。另一方面，这项工作的意义首先是资料筛选的公正性和互补性，这就对资料的整理人提出了更高的要求。否则，即使是门窗企业建立了自己的供应商资料库，也会因为收集的局限性和排他性，而让这项工作的意义大打折扣。
   “说明书系统”的意义和作用就我个人理解，“系统”应该是一种保护体系，是抵御进攻和侵犯的手段。“系统”还可以形象地理解为是一个范围，是一个划分得十分清晰的势力范围。
    “说明书系统”的提出应该是顺理成章的事情。既然系统是一个组织的概念，那么，将“说明书”纳入到具有明确边界的行业范畴之中，也就是自然而然的事情了。
    “说明书系统”的提出，实际上缩短了供应商与采购商之间的销售距离，减少了很多的中间环节。
    断桥铝合金窗、铝木窗、实木窗、塑钢窗，这些产品在市场中的价格基本上是相对透明的。门窗企业如果希望能够提高自己产品的竞争能力，除了在技术层面上实现突破以外，更多的是要注意有效控制外协件的采购成本。这就是“说明书系统”存在的意义和作用。
    为什么要参加“供应商资料库”的活动为
    门窗企业创建“供应商资料库”，不仅可以有效解决供应商销售渠道问题，更可以获得500 家门窗企业的联系方式。对市场经济来说，任何一种档次的产品都会有其存在和发展的机会。
    汽车可以分为经济型、商务性、豪华型；房屋可以分为经济适用房、两限房、商品房、高档住宅、别墅、公共建筑等等。我们的材料供应商不是同样可以针对不同的项目提供自己的产品吗。更为重要的是，当门窗企业需要你的产品的时候，“供应商资料库”却找不到，这是很令人遗憾的事情。“机会总是青睐于有准备的人”。我们很难预料这套“供应商资料库”会在门窗企业保留多久，也许几年，也许十几年。
    我们应该让自己的企业进入“产品说明书系统”。